Elektronik posta yazarken nelere dikkat etmeliyiz?

Benimle çalışanlar çok iyi bilirler ki özellikle yazışmalarda yapılan imla hatalarını bir çırpıda bulurum. 🙂

Tabii bunu öncelikle çok şahane bir edebiyat öğretmenine, sonrasında ilk iş hayatımda yöneticim olan ve bana çok şey öğreten müdürüme ve sonrasında da çok okuyup kendimi çok geliştirmeme borçluyum.

İnsanın ana dilini en iyi şekilde yazabilmesi, okuyabilmesi ve üzerine hatasız konuşabilmesi o kadar çok işe yarıyor ki… İnanamazsınız.

Bugünkü yazımda sizlere elektronik posta, yani hepimizin email diye bildiği ortamda nelere dikkat etmemiz gerektiği konusunda kısa bilgiler vermeye çalışacağım.

Hepimizin bildiği gibi “kimden” ve “kime” bölümlerinin eksik olması durumunda bu yazışmaları yapabilmek teknik olarak mümkün değil.

Sonrasında “konu” bölümü var ki oraya konunun en özet, en çarpıcı halini yazmanız gerekiyor. Genelde kişi gelen email’lerini incelerken kimden gelmiş ve konu nedir, ilk ona bakar. Dolayısıyla “konu” kısmı etkili ve kesinlikle boş olmamalıdır.

Sonrasında, eğer konuyla ilgili başka birilerinin de bilgisi olmasını isterseniz “cc” kısmına onların da isimlerini eklemeniz gerekir.

Ama bu cc kısmı çok önemli. Eğer birinden bir konuda yardım istiyorsanız cc kısmına onun yöneticisini koyarsanız bu tehdit olarak da algılanabilir. Bu sebeple cc kısmına kimi neden eklediğinize dikkat etmeniz gerekiyor. Konuyla ilgisi olmayan kişilerin email kutusunu boşa doldurmanız sizden giden email’lerin ciddiyeti açısından sonrasında sorun olabilir. Buna da dikkat!

Yazmaya başladığınızda mutlaka “selam”, “merhaba” gibi ifadelere yer vermeniz gerekir. Kişinin adının sonuna “bey” veya “hanım” takısını eklemeniz ise yazışmanızın ciddiyetini artırır. “Canım”, “n’aber” gibi hitabetler çok samimi olduğumuz kişilerle yazışmalarımızda kullanacağımız kelimelerdir. İş dünyasında bu tür samimiyetler yanlış anlaşılmaya müsait ifadelerdir.

Yazacağınız yazı karakteri, rengi, büyüklüğü de çok önemlidir. Mesela kırmızı ve büyük harflerle yazmak kızgınlık ve bağırmak anlamına gelir. Yazım ve noktalama kurallarına uymanız mesajınızın ciddiye alınmasında çok etkilidir. Lafı çok dolandırmadan direkt konuya girmeniz, kısa ve net olmaya çalışmanız, email’inize cevap almanızda size zaman ve ciddiyet  kazandıracaktır. Aynı anda kafa karıştıracak birçok konuyu anlatmayın ve gereksiz ayrıntılarla karşınızdakini boğmayın.

Yazışmayı bitirdiğinizde mutlaka “görüşmek üzere”, “teşekkürler” gibi ifadelerle bitirip imzanızı ekleyin. (Kimsiniz, iletişim bilgileriniz nedir vb.)

Eğer eklediğiniz herhangi bir doküman varsa onunla ilgili de kısa bir bilgi verin. “Detaylarına bakmak isterseniz ekte sizinle şu belgeleri paylaşıyorum.” gibi…

Konunun email yazılmadan, telefonla veya mesajla halledip halledilemeyeceğini de kendinize mutlaka sorun. Bazen uzun email’ler hem zaman kaybına hem de gereksiz yanlış anlaşılmalara sebep olabilir.

Doğru email yazmanın, doğru yazım dili kullanmanın iş hayatınız için çok önemli olduğunu asla unutmayın. Kendinizi sözlü ve yazılı olarak ne kadar iyi ifade ederseniz o kadar hızlı yol alırsınız. Yazdığınız email’in üslubu sizi şahsen tanımayan ama sizinle yazışan kişiye sizinle ilgili fikir veren ilk bilgidir.

Kimse işe yeni başlamış birinden sıfır hata ile iş yapmasını beklemez. Beklerse o sizin değil, onun sorunudur. Kendinizi asla kötü hissetmeyin. Ama hatada ısrar etmek, hatalardan ders almamak ve yinelemek sizin sorununuzdur.

İnanın ki iş hayatı aklınızda büyüttüğünüz kadar karmaşık değil. Sadece tecrübe edine edine gelişeceksiniz. Kendinize bu konuda fırsat verin.

Sevgiler…

Tuğba Şişik Reis

2021 yılı itibarıyla bilişim sektöründe 30 yılımı tamamladım. 2017 yılından bu yana ise ağ çözümleri pazarının önde gelen markalarından Zyxel Networks Türkiye’de Ülke Müdürü olarak görev yapıyorum. Amacım kariyer hayatım boyunca yaşadıklarımdan yola çıkarak sizlere ilham olabilmek ve tecrübelerimle katkı sağlayabilmek. Devamını oku...

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir